TP Chargé d'accueil et de gestion administrative - Bloc 1 — 100h — Distanciel

Bloc concret centré sur l'accueil, la relation usager, les appels, les mails, la gestion des tensions, l'anglais d'accueil et les outils numériques.

Le bloc de compétences "Assurer les activités d'accueil d'une structure" vise à former des professionnels capables d'accueillir, renseigner, orienter et accompagner les interlocuteurs internes ou externes d'une structure, en face à face, par téléphone, par messagerie ou via des outils numériques.
Le chargé d'accueil et de gestion administrative représente l'image de la structure. Il identifie les demandes, gère les appels, traite les flux d'informations, enregistre les interactions et transmet les messages avec fiabilité. Il adapte sa posture aux situations courantes ou complexes, prend en compte les besoins spécifiques des personnes accueillies et respecte les règles de confidentialité.
À l'issue du bloc, le bénéficiaire sera capable de :
Assurer l'accueil physique et téléphonique.
Identifier les demandes et orienter vers le bon interlocuteur.
Gérer des situations complexes à l'accueil.
Traiter les flux d'informations internes et externes.
Utiliser les outils de communication, messagerie, CRM ou bases de données.
Restituer en français les informations principales d'un échange simple en anglais.

Pour qui

Prérequis

- Maîtriser la communication écrite et orale en français. - Être à l'aise avec les outils numériques courants. - Disposer d'un ordinateur, d'Internet stable et d'une webcam.

- Préparer l'espace d'accueil et adopter une posture professionnelle.
- Accueillir les visiteurs, clients, usagers, prestataires ou collaborateurs.
- Identifier la demande et orienter vers le bon service.
- Filtrer, transférer ou traiter les appels selon les consignes.
- Prendre et transmettre des messages fiables aux destinataires concernés.

- Adapter son langage, son attitude et son niveau d'information à l'interlocuteur.
- Pratiquer l'écoute active, le questionnement et la reformulation.
- Prendre en compte les besoins liés aux situations de handicap.
- Répondre à une demande simple d'un interlocuteur non francophone en anglais d'accueil.

- Repérer les situations d'impatience, d'incompréhension, de stress ou de tension.
- Identifier les sources de conflit et les besoins de l'interlocuteur.
- Utiliser les techniques de communication non violente et de gestion du stress.
- Respecter les consignes de sécurité et les limites de sa délégation.

- Trier, prioriser et rediriger les informations reçues par téléphone, mail ou outils numériques.
- Organiser les boîtes de réception et assurer le suivi des messages.
- Rédiger des messages professionnels simples, clairs et fiables.
- Archiver les informations traitées et garantir leur traçabilité.

- S'entraîner à des situations d'accueil physique et téléphonique.
- Préparer la gestion de plusieurs demandes simultanées.
- Réviser les procédures d'accueil, confidentialité, anglais d'accueil et traitement de l'information.
Cours individuels avec un formateur dédié, visioconférence et partage d'écran ou présentiel selon l'action, études de cas métier, supports numériques et activités en ligne accompagnées. Accès à la plateforme pendant 12 mois.

S'agissant du suivi proactif, celui-ci est intégré au parcours par un accompagnement structuré : suivis hebdomadaires en visioconférence, travaux pratiques corrigés, échanges réguliers avec le formateur, exercices fondés sur des situations professionnelles réelles, accompagnement dans la rédaction du dossier professionnel, évaluations en fin de module, évaluations positionnées dans le cadre du bloc visé et examen blanc dans des conditions proches des épreuves certificatives. Ce suivi est assuré par un formateur et un référent métier, avec un tableau de bord pédagogique permettant de suivre la progression, les activités réalisées et les travaux effectués.

Assistance technique et pédagogique, formateur et référent dédiés, activités avec durée moyenne indicative, exercices et mises en situation, suivi de la progression en visio, évaluations et assiduité
Objectifs et contexte — texte source intégral Objectif pédagogique Le bloc de compétences "Assurer les activités d'accueil d'une structure" vise à former des professionnels capables d'accueillir, renseigner, orienter et accompagner les interlocuteurs internes ou externes d'une structure, en face à face, par téléphone, par messagerie ou via des outils numériques. Le chargé d'accueil et de gestion administrative représente l'image de la structure. Il identifie les demandes, gère les appels, traite les flux d'informations, enregistre les interactions et transmet les messages avec fiabilité. Il adapte sa posture aux situations courantes ou complexes, prend en compte les besoins spécifiques des personnes accueillies et respecte les règles de confidentialité. À l'issue du bloc, le bénéficiaire sera capable de : - Assurer l'accueil physique et téléphonique. - Identifier les demandes et orienter vers le bon interlocuteur. - Gérer des situations complexes à l'accueil. - Traiter les flux d'informations internes et externes. - Utiliser les outils de communication, messagerie, CRM ou bases de données. - Restituer en français les informations principales d'un échange simple en anglais. Une assistance technique et pédagogique est accessible tout au long de la formation via une messagerie intégrée à la plateforme e-learning, par téléphone au 09 72 31 90 58 ainsi que par email à contact@next-forma.fr auprès de Sivane GUEDJ, afin de répondre aux difficultés techniques et pédagogiques rencontrées. Contact information Patrick OINOUNOU · 0972319058 · 0756796720 · infos@next-forma.fr Lieu et contact de formation Patrick OINOUNOU · 0972319058 · 0756796720 · infos@next-forma.fr · Responsable en formation Adresse information NEXT FORMA · 77 RUE Du Rocher · 75008 PARIS Adresse inscription Next Forma · 77 RUE Du Rocher · 75008 PARIS Contact inscription Patrick OINOUNOU · 0972319058 · 0756796720 · infos@next-forma.fr code-type-horaires (EDOF) : 2 existence-prerequis (EDOF) : 1

Résultats attendus à l'issue de la formation

Présentation aux épreuves de validation du bloc de compétences BC01 "Assurer les activités d'accueil d'une structure" (CCP) du Titre Professionnel Chargé d'accueil et de gestion administrative, certification professionnelle inscrite au RNCP (Niveau 4).

Modalité d'obtention

La formation est organisée en entrées et sorties permanentes, avec un parcours individualisé permettant d'adapter le rythme de progression aux besoins et aux disponibilités de chaque apprenant. En raison de cette individualisation, l'inscription aux épreuves de validation du bloc de compétences est planifiée en fin de parcours, selon un calendrier de sessions défini et dans la limite du nombre de places disponibles. Le passage des épreuves intervient dans un délai maximal de 6 mois après la fin de la formation. Les épreuves se déroulent au 7 rue Jean Mermoz, 78000 Versailles. Les frais liés aux épreuves certificatives s'élèvent à 450 €, inclus dans le coût global de la formation. Les modalités d'évaluation sont conformes au référentiel du titre professionnel. Pour ce bloc, elles comprennent une mise en situation professionnelle de 50 minutes dans le contexte d'une structure fictive. Le candidat traite des scénarios d'accueil, accueille un visiteur et un collaborateur, traite deux appels téléphoniques, rédige et transmet des messages, traite le flux d'information reçu sur une boîte mail et exploite une communication simple en anglais. L'épreuve est complétée par un entretien technique de 15 minutes permettant au candidat de présenter ses travaux, d'argumenter ses choix et d'être questionné sur la gestion des situations complexes à l'accueil. La durée totale de l'épreuve pour le candidat est de 1 h 05. Le passage des épreuves de validation du bloc de compétences est obligatoire et conditionne la délivrance du Certificat de Compétences Professionnelles correspondant. En cas de réussite, le candidat obtient une attestation de validation du bloc de compétences. La validation de l'ensemble des blocs permet l'obtention du titre professionnel complet.

Détails sur la certification

Code certification source : RNCP41239 Blocs de compétences visés : RNCP41239BC01 Présentation aux épreuves de validation du bloc de compétences BC01 "Assurer les activités d'accueil d'une structure" (CCP) du Titre Professionnel Chargé d'accueil et de gestion administrative, certification professionnelle inscrite au RNCP (Niveau 4). Les frais liés aux épreuves certificatives s'élèvent à 450 €, inclus dans le coût global de la formation. Le passage des épreuves de validation du bloc de compétences est obligatoire et conditionne la délivrance du Certificat de Compétences Professionnelles correspondant. S'agissant du suivi proactif, celui-ci est intégré au parcours par un accompagnement structuré : suivis hebdomadaires en visioconférence, travaux pratiques corrigés, échanges réguliers avec le formateur, exercices fondés sur des situations professionnelles réelles, accompagnement dans la rédaction du dossier professionnel, évaluations en fin de module, évaluations positionnées dans le cadre du bloc visé et examen blanc dans des conditions proches des épreuves certificatives.

Merci de nous signaler toute situation de handicap afin que nous puissions envisager ensemble les adaptations nécessaires.

Résultats de la recherche

TP Chargé d'accueil et de gestion administrative - Bloc 1 — 100h — Distanciel

Objectifs de la formation

Profil des bénéficiaires

Contenu de la formation

Équipe pédagogique

Suivi de l'exécution et évaluation des résultats

Ressources techniques et pédagogiques

Modalités de certification

Accessibilité