L’Intelligence artificielle au service des secrétaires - 14h
Boostez votre efficacité avec l'IA : simplifiez la gestion au quotidien !
Formation créée le 13/03/2025.
Version du programme : 1
Programme de la formation
Cette formation vous montre comment l'intelligence artificielle peut simplifier et optimiser les tâches quotidiennes des secrétaires. Vous apprendrez à utiliser des outils IA pour automatiser la gestion des agendas, le tri des emails, ainsi que la rédaction de documents. À travers des exemples pratiques, vous découvrirez comment l'IA peut vous faire gagner du temps tout en améliorant votre productivité. À la fin de la formation, vous serez prêt à intégrer l'IA dans votre quotidien professionnel pour un travail plus fluide et efficace. La formation se déroule en distanciel en visioconférence en individuel, dispensée par un formateur expert dans le domaine de l'Intelligence artificielle. La formation dure 14 heures, réparties sur 2 jours (7 heures par jour).
Objectifs de la formation
- Comprendre les enjeux et bénéfices de l’IA pour optimiser les tâches administratives
- Utiliser des outils IA pour gagner en efficacité et automatiser les tâches répétitives
- Gérer et organiser les agendas, réunions et documents avec des solutions IA
- Optimiser la rédaction et la gestion des communications professionnelles grâce à l’IA
- Automatiser les interactions avec les clients et collaborateurs via des chatbots et assistants virtuels
- Intégrer l’IA dans leur workflow quotidien pour améliorer leur productivité et leur organisation
Profil des bénéficiaires
- Secrétaires,
- Assistants administratifs
- Assistants de direction
- Office managers
- Toute personne souhaitant améliorer son efficacité grâce à l’IA
- Elle convient aussi bien aux profils débutants découvrant l’IA qu’aux professionnels expérimentés cherchant à automatiser leurs tâches et à optimiser leur organisation
- Chaque participant doit disposer d’un ordinateur en bon état de fonctionnement avec un accès à Internet
Contenu de la formation
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Jour 1 - Comprendre et intégrer l’IA dans les tâches administratives : Introduction à l’IA et ses applications pour les secrétaires
- Comprendre l’impact de l’Intelligence Artificielle sur le métier de secrétaire
- Présentation des outils IA adaptés : ChatGPT, Notion AI, Copilot, Fireflies AI, Otter.ai, etc.
- Automatisation des tâches courantes : gestion d’agenda, rédaction de documents, organisation des réunions
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Optimisation de la communication et de la gestion documentaire
- Utilisation de l’IA pour rédiger et optimiser des emails, comptes rendus et notes de service
- Transcription et résumé de réunions avec des outils IA de prise de notes automatique
- Classement et gestion automatisée des documents et fichiers numériques
- Exercices pratiques : création et automatisation de documents professionnels
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Jour 2 - Automatisation avancée et gestion de la relation client : Organisation et gestion des interactions avec l’IA
- Planification et gestion avancée des tâches et rendez-vous avec l’IA
- Automatisation des réponses aux emails et messages avec l’IA
- Intégration de chatbots et assistants IA pour faciliter la communication interne et externe
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Mise en application et stratégie IA pour l’efficacité administrative
- Bonnes pratiques et limites de l’IA dans l’assistanat administratif
- Atelier pratique : mise en place d’un workflow IA personnalisé
- Bilan, recommandations et plan d’action pour intégrer efficacement l’IA dans son quotidien professionnel
NEXT FORMA est spécialisé en cours individuels personnalisés, à la fois en fonction de votre niveau, de vos besoins et de vos attentes professionnelles. Un parcours 100% flexible qui évolue avec vous. Notre approche pédagogique permet un apprentissage efficace, et ludique. Notre méthode comprend : • Des cours particuliers personnalisés en visioconférence. Notre équipe pédagogique vous accompagne tout au long de votre formation, et une conseillère pédagogique dédiée vous assiste tout au long de votre apprentissage en prenant contact régulièrement avec vous pour suivre votre avancement. Par ailleurs, notre service administratif vous conseille pour la mise en place de votre parcours et suit vos dossiers de formations en temps réel. Chaque stagiaire bénéfice d'un "espace apprenant " comprenant : • Le règlement intérieur • Le protocole individuel de formation • Les feuilles de présence • Le pourcentage de l'avancement de votre formation • Votre programme de base personnalisable • Votre audit de préformation • Vos évaluations de satisfaction La formation est dispensée par un formateur expert en Intelligences Artificielles, dont les compétences sont certifiées par diplôme. Les compétences seront évaluées : • En cours de formation, à travers des mises en situation contextualisées et évaluées. • En fin de formation, par un questionnaire d’auto-évaluation. Ressources pédagogiques : • Apports théoriques pour comprendre les fondamentaux de l’IA et son application spécifique. • Démonstrations d’outils IA spécifiques adaptés au domaine. • Mises en situation et études de cas pour une application concrète des concepts abordés. • Échanges et partages d’expériences entre participants et formateur. • Supports pédagogiques numériques remis aux participants. Pour votre première connexion, une tutrice vous accompagnera et vous guidera pour la prise en main de tous les outils que nous mettons à votre disposition. Votre service administratif et pédagogique : Ouvert du lundi au jeudi de 9h00 à 17h00 et le vendredi de 9h00 à 16h00. • Par téléphone : 09.72.31.90.58 • Par mail : assistante@next-forma.fr Votre référente handicap : Sivane Guedj • Par téléphone : 09.72.31.90.58 • Par mail : assistante@next-forma.fr Bonne formation chez Next Forma !
Modalités de certification
- À l’issue de la formation, une attestation de formation ainsi qu’une attestation de suivi seront délivrées à chaque participant